Kommunikasjonskanaler
IL Sverre skal ha tre kanaler for å kommunisere med medlemmene og andre interessenter. Medlemssystemet Hoopit, hjemmesiden www.ilsverre.no og ulike møter.
IL Sverre ønsker å begrense antallet grupper og profiler på sosiale medier som Facebook, Twitter, TikTok og Instagram. Idrettslaget kan selvfølgelig ikke nekte medlemmene å opprette grupper på sosiale medier, men medlemmer med verv i idrettslaget skal ikke benytte disse til deling av informasjon fra idrettslaget eller på annen måte delta i diskusjoner på vegne av IL Sverre.
OBS: Det er ikke lov å benytte lukkede kanaler som f.eks. Snapchat, TikTok eller Facebook til kommunikasjon mellom trener/ tillitsvalgte og utøver
Medlemssystemet Hoopit
Alle idrettslag er lovpålagt å ha et elektronisk medlemssystem. IL Sverre har valgt å benytte Hoopit. Hoopit er et komplett medlemssystem hvor alle medlemmer i idrettslaget er registrert. Alle medlemmer bør ha Hoopit- appen, men informasjon fra Hoopit sendes også på medlemmenes registrerte e-post hvis noen velger å ikke laste ned appen. Derfor skal Hoopit benyttes som verktøy i all kommunikasjon fra klubben som skal nå ut til medlemmene i IL Sverre. Dette for å sikre at alle medlemmene skal ha tilgang til riktig informasjon. Dette gjelder informasjon fra klubbledelse, trenere, lagledere, sportslig utvalg, foreldrekontakter og alle andre som har et verv i IL Sverre.
Hoopit skal bl.a benyttes til:
- Invitasjon til trening og andre arrangementer som møter, cuper, turneringer, dugnad ol
- Informasjon til enkeltpersoner, lag, gruppe eller hele klubben
- Kommunikasjon mellom trener og utøver/foresatte
- Nyhetsbrev. Nyhetsbrevet bør også publiseres på idrettslagets hjemmeside.
- Innkreving av treningsavgift og medlemskontingent
- Registrering av oppmøte på trening
- Melding om treningsfrafall
- Tildeling av ulike roller som trenere, lagledere, foreldrekontakter osv.
- Registrering av politiattester
- Organisere treningstider
- Registrering av alle medlemmer (krav fra NIF. Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister)
- Rapportering til NIF
Hjemmeside
Hjemmesiden kan brukes til å samle all informasjon om idrettslaget og fungerer som et verktøy hvor en kan hente ut viktig informasjon som:
- Innmelding i idrettslaget
- Aktivitetskalender
- Klubbhåndbok
- Organisasjonsplan
- Sportsplaner
- Utleie av klubbhus
- Banedagbok
- Presentasjon av styret i hovedlaget og i gruppene
- Generell informasjon om idrettslaget
- Åpne invitasjoner til arrangementer
- Artikler fra gjennomførte arrangementer
- Nyhetsbrev. Nyhetsbrevet bør også publiseres i Hoopit
Hjemmesiden kan også brukes som en god rekrutteringsplattform gjennom å informere nye brukere om idrettslagets aktivitetstilbud, visjon, verdier og virksomhetside, kontaktinformasjon og likende.
Møter
- Årsmøte i Hovedlaget og årlige møter i gruppene
- Foreldremøte i særidrettsgruppene eller lagsvis. Brukes for å samle foreldrene i idrettslaget og kan for eksempel arrangeres i forbindelse med sesongstart. Dette er en fin arena for å engasjere foreldre til ulike verv i idrettslaget samt gi foreldrene en større tilhørighet til idrettslaget og en større forståelse for det frivillige arbeidet som gjøres.